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Connecter Clyo à l'interface hôtelière Mews

Support Clyo Systems
Mise à jour
 
Résumé
Cet article explique comment configurer et utiliser l'intégration entre la caisse Clyo Systems et le PMS hôtelier Mews : paramétrage de l'interface, paiement des consommations sur la chambre, et envoi automatique ou manuel des tickets vers Mews à la clôture.
 

ℹ️ Prérequis

  • Une caisse Clyo Systems en version 5.12.141 (juillet 2018) ou supérieure
  • Un compte Mews actif, avec l'URL d'API et le Token fournis par Mews
  • Les clients Mews doivent être définis comme « Facturable » et avoir fait leur Check-In, ou comme « PayMaster »
  • Un accès au module Paramètres de Clyo et aux Paramètres de Mews
 

Procédure

1
Configurez l'interface Mews dans Clyo
Saisissez l'URL et le Token reçus de Mews. Appuyez ensuite sur le bouton Test pour récupérer les clients actuels : cela remplit également les deux listes déroulantes. L'utilisateur doit alors sélectionner un Service (utilisé pour le paiement) et un Outlet (utilisé en fin de journée).
Paramètres > Intégration
Formulaire d'intégration Mews dans Paramètres > Intégration avec les champs URL, Token et les listes Service et Outlet
2
Vérifiez la réception des clients
Quand tout est correct, vous recevez les premiers clients après le Test. Si le bouton Test renvoie une erreur, vérifiez le Token. Si vous n'avez pas d'erreur mais ne recevez aucun client, vérifiez la configuration des clients dans Mews.
Liste de clients reçus depuis Mews après un test de connexion réussi

⚠️ Attention
Si le bouton Test renvoie une erreur, vérifiez le Token (un espace en trop avant le Token par exemple).

 
ℹ️ Info
Si vous n'avez pas d'erreur mais ne recevez pas de clients, vérifiez que vos clients sont définis dans Mews comme : 
« Facturable » et ayant fait Check-In « PayMaster », même s'ils ne sont pas rattachés à une chambre
 
3
Définissez un Outlet par poste (optionnel)
Quand la communication avec Mews est fonctionnelle, la liste des Outlet apparaît dans la liste déroulante. L'Outlet peut être spécifique à chaque poste. Par exemple, si vous avez une caisse au bar et une caisse au restaurant et que vous voulez faire des statistiques par caisse dans Mews, il est conseillé d'utiliser des Outlet différents dans Clyo en fonction des postes.
Liste déroulante Outlet avec les points de vente disponibles pour le poste
→ Résultat : chaque poste peut être associé à son propre Outlet Mews.
ℹ️ Info
Ce mécanisme a été utilisé pour des bateaux mouches qui voulaient centraliser leur comptabilité dans Mews en utilisant un Outlet par bateau.
 
4
Créez le service CLYO dans Mews
Quand la communication avec Mews est fonctionnelle, la liste des Services apparaît dans la liste déroulante côté Clyo. Dans Mews > Paramètres, créez un service spécifique CLYO, puis affectez-lui les options suivantes : Accessible aux employés, Avec les détails des éléments de facture, Avec un segment Affaires configurable, et Traitement automatique des nouvelles commandes.
Mews > Paramètres > Services
Paramètres Services dans Mews avec le formulaire de création du service CLYO et ses options d'affectation
Paramètres Services de Mews avec le service CLYO et ses options de configuration
→ Résultat : le service CLYO est disponible et sélectionnable depuis Clyo.
5
Liez les familles aux codes comptables Mews
Associez chaque famille à une catégorie Mews dans l'écran des familles (colonne Mews Accounting / sous-famille). Dans Mews, assurez-vous que les codes comptables ne sont pas vides.
Exemple de catégories comptables retournées par Mews (le champ LedgerAccountCode ne doit pas être vide) :
Parametres > Article > Famille / sous-famille
Écran Famille / sous-famille avec la colonne Mews Accounting et les codes comptables associés
6
Activez le règlement Transfert Hôtel dans Clyo
Dans le module Paramètres, menu Paramètres > Gestion des règlements, choisissez Règlements Spéciaux. Sur la ligne Transfert Hôtel, cliquez sur l'icône rouge pour qu'elle devienne verte : cela active l'utilisation de ce règlement dans la caisse.
Paramètres > Gestion des règlements > Règlements Spéciaux
Règlements Spéciaux avec l'icône Transfert Hôtel passée au vert
→ Résultat : le règlement Transfert Hôtel est actif et disponible en caisse.
7
Payez une consommation sur la chambre
Au bar ou au restaurant, la prise de commande est usuelle. Au moment du paiement, vous pouvez payer sur la chambre via le Règlement Transfert Hôtel. Une fenêtre avec la liste des clients s'ouvre. Vous pouvez rechercher un client ou un numéro de chambre (en haut à droite).
Caisse > Règlement > Transfert Hôtel
Fenêtre Transfert Hôtel avec la liste des clients et le champ de recherche par nom ou numéro de chambre
Fenêtre Transfert Hôtel avec la liste des clients et le champ de recherche par nom ou numéro de chambre
→ Résultat : le client est sélectionné pour recevoir le règlement sur sa chambre.
8
Transférez le ticket sur la chambre
Une fois le client sélectionné, Clyo essaie de transférer le ticket sur la chambre. En cas d'erreur, un écran avertit l'utilisateur. Si tout est OK, le règlement apparaît dans la liste des règlements.
→ Résultat : le règlement Transfert Hôtel apparaît dans la liste des règlements du ticket.
⚠️ Attention
Un règlement accepté ne peut pas être effacé dans Clyo. Si vous vous êtes trompé de chambre, il faut le traiter directement dans Mews.
 
ℹ️ Info
Le transfert de tickets négatifs sur la chambre (ticket Avoir) est également supporté.
 
9
Envoyez les tickets à la clôture (Z) vers Mews
Lorsque vous clôturez la journée de travail (Z), un export de tous les tickets est fait vers Mews (hormis ceux payés en Transfert Hôtel, qui ont déjà été transférés lors du paiement sur la chambre). En cas d'erreur d'envoi des tickets à la clôture, l'information se trouve dans le fichier Log de la caisse.
Fichier Log de la caisse avec les erreurs d'envoi des tickets à la clôture Z

ℹ️ Info
En cas d'erreur d'envoi des tickets à la clôture, consultez le fichier Log de la caisse pour identifier la cause.

Fichier Log de la caisse avec les erreurs d'envoi de tickets à la clôture
 
10
Renvoyez manuellement les journées vers Mews
Si l'envoi à la clôture n'a pas fonctionné pour une raison ou une autre, il existe un moyen manuel de renvoyer une ou plusieurs journées. Depuis le module Statistique, ouvrez la fenêtre « Export vers la comptabilité », choisissez le format MEWS, sélectionnez la plage de dates (de quelle date à quelle date), puis cliquez sur le V bleu pour exporter manuellement ces journées.
Analytics > Export vers la comptabilité
Fenêtre Export vers la comptabilité avec le format MEWS sélectionné et la plage de dates à renseigner
Fenêtre Export vers la comptabilité avec format MEWS sélectionné et sélecteur de plage de dates
→ Résultat : les journées sélectionnées sont renvoyées manuellement vers Mews.
⚠️ Attention
Mews limite la possibilité de renvoyer des tickets : à un délai de 24h au minimum et 7 jours au maximum. Au-delà de ce délai, l'envoi de tickets sera refusé par Mews.
 
ℹ️ Limitation — quantités décimales
Mews ne gère pas de quantité décimale : Clyo arrondit donc à une valeur entière.
 
ℹ️ Limitation — réouverture de journée
Si vous ré-ouvrez la journée et ajoutez un ticket, lors de la clôture (même à la deuxième fois) Clyo renvoie l'ensemble des tickets.
 

ℹ️ Support
Les fichiers logs contiennent des informations qui permettent de mieux diagnostiquer un problème. Le log Caisse retrace les paiements sur la chambre

Fichier log Caisse ouvert avec les entrées de paiements sur chambre
 
 

Problèmes fréquents

Le client dit... Cause probable Solution
"Le bouton Test affiche une erreur et je n'ai aucun client." Token incorrect (espace en trop avant le Token). Vérifiez et recollez le Token reçu de Mews, sans espace parasite.
"Pas d'erreur, mais aucune chambre n'apparaît." Clients non « Facturable » ou pas en Check-In dans Mews. Définissez les clients en « Facturable » + Check-In, ou en « PayMaster ».
"L'export à la clôture échoue (Invalid JSON)." Codes comptables vides dans Mews, ou délai d'envoi dépassé. Renseignez les LedgerAccountCode dans Mews, puis renvoyez via l'export manuel dans le délai de 7 jours.
"Je me suis trompé de chambre lors du transfert." Un règlement accepté ne peut pas être effacé dans Clyo. Corrigez le transfert directement dans Mews.
 

Articles connexes

Étape suivante :
Effectuer la clôture journalière sur la caisse

Voir aussi :
Comprendre la clôture dans CLYO

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