Comprendre la clôture dans CLYO

1) Principe général

La clôture dans CLYO sert à fermer la journée de travail.

Dans CLYO, les tickets ne sont pas uniquement enregistrés selon l’heure réelle, mais selon une date de travail.
Cette journée de travail s’ouvre lorsque l’on lance la caisse dans CLYO pour la première fois de la journée.

La clôture permet donc de terminer la journée de travail en cours.

Exemple

Si vous ouvrez la caisse le 22/04 à 10h, la journée de travail est celle du 22/04.
Si vous continuez à encaisser après minuit sans faire la clôture, les tickets saisis le 23/04 restent enregistrés sur la journée du 22/04.

Point important : la limite des 24 heures

Une journée de travail ne doit pas dépasser 24 heures.

Cette limite existe pour respecter les contraintes réglementaires et fiscales.
Si une journée de travail dépasse 24 heures, CLYO peut effectuer une clôture automatique.

Attention : cette vérification se fait au lancement de la caisse, pas pendant que la caisse reste ouverte à l’écran.
Si une caisse reste ouverte en continu sans être fermée, il est donc possible de rester trop longtemps sur la même journée de travail.

2) Comment faire la clôture

Vous pouvez consulter l'article suivant qui montre une vidéo de la manipulation: https://help.clyosystems.com/hc/fr/articles/27674077288593-Cl%C3%B4ture-journali%C3%A8re

Depuis la caisse :

1. ouvrir le module Fonction,

1. cliquer sur Clôture,

1. choisir le type de clôture souhaité.
   

Clôture générale

C’est la clôture la plus importante.
Elle se fait sur la caisse maître et c’est elle qui ferme réellement la journée de travail.

Clôture poste

Il s’agit d’un fonctionnement hérité des anciennes versions de CLYO.

Avant, elle servait à fermer les postes secondaires avant de faire la clôture générale sur la caisse maître.
Aujourd’hui, sur les versions récentes de CLYO, il suffit simplement de fermer la caisse sur les postes secondaires pour obtenir le même résultat.

Cette clôture n’est donc plus indispensable, mais elle continue de fonctionner pour les utilisateurs qui ont gardé cette habitude.

Clôture caisse

Cette option n’apparaît que si des caisses virtuelles ont été configurées.
Par exemple : une caisse midi, une caisse soir, etc.

3) Points importants à connaître

Toujours éteindre proprement le PC après la clôture

Une fois la clôture effectuée, il faut éteindre proprement le poste via le menu Windows.

C’est très important, car si le PC reste allumé, certains processus de fond de CLYO peuvent continuer à tourner et rouvrir une caisse en arrière-plan.

Conséquence possible :

• la clôture a bien été faite,
• mais la caisse peut être relancée automatiquement,
• et le lendemain vous pouvez vous retrouver encore sur la journée précédente.

Une clôture automatique 24h ne se déclenche pas pendant que la caisse reste ouverte

Le contrôle des 24 heures se fait au moment où l’on lance la caisse.

Donc si la caisse reste ouverte en permanence :

• sans fermeture de CLYO,
• sans arrêt du PC,

alors ce contrôle ne se relance pas.
C’est pour cela qu’il ne faut pas laisser une caisse ouverte en continu trop longtemps.

Une journée clôturée peut être rouverte tant que la date du PC n’a pas changé

Après une clôture, si vous relancez la caisse tant que la date Windows est toujours la même, il est possible de revenir sur cette journée.

En revanche, si la date du PC a changé et que la clôture a bien été faite, alors le lancement de la caisse ouvrira une nouvelle journée de travail.

Ne pas ignorer un message indiquant un décalage de date

Si CLYO indique, au lancement de la caisse, que la date de travail ne correspond pas à la date du jour, il faut en tenir compte.

Cela signifie généralement qu’une ancienne journée est encore ouverte ou qu’elle a été relancée.
Si vous encaissez malgré cela, les tickets risquent d’être enregistrés sur la mauvaise journée. Il faut donc faire la clôture si ce message apparaît.

À retenir

• La clôture sert à fermer la journée de travail.
• La clôture importante est la clôture générale, à faire sur la caisse maître.
• Une journée de travail peut continuer après minuit tant qu’elle n’a pas été clôturée.
• Une journée de travail ne doit pas dépasser 24 heures.
• Le contrôle des 24 heures se fait au lancement de la caisse.
• Après la clôture, il faut éteindre proprement le PC via Windows.
• Tant que la date du PC n’a pas changé, une journée clôturée peut encore être rouverte.
• Si la date du PC a changé après la clôture, une nouvelle journée de travail s’ouvre.