La date de service et la date du jour – Clyo Systems

Il existe deux façons de gérer la date de travail sur la caisse. Comment savoir dans laquelle vous correspond ?

Quand bascule la date

Exemple d’un établissement qui sert le lundi soir et ferme à 3 h du matin, avec une clôture automatique réglée à 04:00.

Dans les deux modes, les tickets encore ouverts au moment de la bascule sont reportés sur la nouvelle journée.

Mode clôture

Réglage d’origine, actif chez tous les clients qui n’ont rien changé.

Paramètres → Clôture
« Date de travail = date du jour » décochée

La date de service est celle enregistrée en base. Elle ne change qu’à la clôture, ou au démarrage de la caisse.
Une nuit reste une seule journée comptable, même après minuit.
Si la journée précédente a des ventes et n’a pas été clôturée, la caisse pose la question au démarrage et laisse le choix.
Une journée sans aucune vente, un jour de fermeture par exemple, est passée en silence.

À conserver pour les bars, les discothèques et tout service qui déborde après minuit.

Mode date du jour

Option à cocher, pour les clients qui veulent simplement la date d’aujourd’hui.

Paramètres → Clôture
« Date de travail = date du jour » cochée

La date de service suit la date du poste, au démarrage comme à minuit.
La bascule de minuit ne fait aucune clôture et n’imprime rien. Elle attend qu’aucune note ne soit en cours de saisie.
La journée de la veille est clôturée au démarrage suivant de la caisse.
Le fonctionnement normal reste la clôture manuelle avant minuit.

Recommandé aux restaurants qui ferment avant minuit, c’est-à-dire la majorité du parc.

Ce qui se passe, cas par cas

Situation	Mode clôture	Mode date du jour
Minuit, caisse allumée	Rien ne change, la journée continue.	Passage à la nouvelle date, tickets ouverts reportés.
Démarrage, veille déjà clôturée	Passage à aujourd’hui, sans question.	Passage à aujourd’hui, sans question.
Démarrage, veille avec des ventes non clôturée	Question à l’écran, sauf si la clôture auto est activée.	Clôture de la veille avec son ticket Z, puis passage.
Démarrage, journée sans aucune vente	Passage à aujourd’hui, sans question ni ticket.	Passage à aujourd’hui, sans question ni ticket.
Heure de clôture auto, caisse allumée	Clôture, ticket Z, passage à la date du jour.	Clôture, ticket Z, passage à la date du jour.
Heure de clôture auto, caisse éteinte	Rattrapée au démarrage suivant, avec le ticket Z.	Rattrapée au démarrage suivant, avec le ticket Z.
Commande Click and Collect, caisse fermée	Enregistrée sur la date de service ouverte par ClyoWebApi.	Enregistrée sur la date du jour.

La clôture automatique, paramètre 246, est supposée activée dans les lignes qui la mentionnent.

Le rôle de ClyoWebApi

Il tourne sur le poste 1 même quand la caisse est fermée, pour recevoir les commandes Eatself, Uber Eats et Deliveroo. Il vérifie la date de service toutes les minutes et peut l’avancer, ce qui explique qu’un client retrouve parfois une journée ouverte sans avoir touché à la caisse.

Tant que la caisse est ouverte sur le poste, il ne touche jamais à la date. Le service en cours est donc protégé.
Caisse fermée, il passe à la date du jour dans trois cas : la journée en cours a été clôturée, ou elle n’a aucune vente, ou son heure de clôture auto est dépassée.
Il n’effectue jamais de clôture et n’imprime aucun ticket. La journée laissée ouverte est clôturée par la caisse à son démarrage.
En mode date du jour, il prend la date du poste sans autre condition.

Diagnostic

Le journal de la caisse se trouve dans C:\Clyo\Log\Caisse_AAAA_MM_JJ.txt, celui de l’API dans C:\Clyo\Log\log_AAAA_M_J.txt, sans zéro devant le mois et le jour. Les lignes utiles :

controledate (30)	Journée clôturée, passage à la date du jour au démarrage.
controledate (35)	Journée sans aucune vente, passage silencieux. C’est le cas d’un jour de fermeture.
controledate (36)	Clôture auto rattrapée au démarrage, avec clôture et impression.
controledate (37)	Service encore en cours, l’heure de clôture auto n’est pas atteinte.
controledate (50)	Journée avec des ventes non clôturée, la question a été posée à l’écran.
Option date du jour : passage de ...	Bascule en mode date du jour, au démarrage ou à minuit.
RefreshDateService => Passage de ...	Changement fait par ClyoWebApi, la raison est indiquée en fin de ligne.
Caisse ouverte, date de Service conservée	ClyoWebApi a vu la caisse ouverte et n’a rien changé.

À ne pas conseiller

Le mode date du jour ne convient pas à un établissement qui encaisse après minuit. La nuit serait coupée en deux journées comptables, le ticket Z du matin ne couvrirait que la seconde moitié, et la caisse afficherait le soir un message de journée déjà clôturée. Pour ces clients, garder le mode clôture et régler la clôture automatique à une heure postérieure à la fermeture.

Autre point à connaître : si plusieurs journées en retard sont clôturées d’un coup au démarrage, seul le ticket de la dernière est imprimé. Les autres sont bien clôturées et restent consultables dans les statistiques.